Facebook Workplace: Wat is het en hoe kan het jouw bedrijf helpen?

Wat is Facebook Workplace?

Facebook Workplace is een versie van Facebook speciaal voor bedrijven en hun medewerkers. Het begon als een middel voor de werknemers van Facebook om intern te communiceren. Het bleek zeer handig en breidde na een tijdje uit naar andere organisaties. Tegenwoordig is het toegankelijk voor elk bedrijf. 

Facebook Workplace verbindt iedereen van het bedrijf, of ze nu op kantoor zijn, op bezoek bij een klant of op zakenreis aan de andere kant van de wereld. Communicatie gebeurt eenvoudig en snel. Hiërarchie verschuift naar de achtergrond en kennis wordt gedeeld doorheen het bedrijf.

Facebook Workplace bestaat uit dezelfde infrastructuur als Facebook zelf, met een newsfeed om up-to-date te blijven met alles wat er gebeurt in het bedrijf, mogelijkheid om groepen te maken en te chatten met collega's. Functies als live video, reacties, trending berichten en de zoekfunctie zijn ook overgenomen.

Maar er zijn ook functies toegevoegd die enkel in Workplace van toepassing zijn. Zo kan je er een dashboard met analytics vinden en de mogelijkheid om de Workplace te integreren in bestaande IT-systemen. Groepen hoeven niet beperkt te blijven tot binnen het bedrijf. Dankzij Multi-company groups kan je samenwerkingen met andere organisaties makkelijk en veilig organiseren binnen een groep. Deze organisaties moeten ook wel gebruik maken van Workplace.

Waarom zou je Facebook Workplace gebruiken?

De meeste medewerkers van een bedrijf hebben reeds een account op Facebook en zijn vertrouwd met het platform. In tegenstelling tot andere platformen zijn er dus weinig drempels om het te gebruiken. Je verliest ook geen kostbare tijd voor het aanleren van het platform. De mobiele app blinkt uit in gebruiksgemak. Bij andere platformen ligt de nadruk ook minder op interactie. Workplace vertrekt nu eenmaal vanuit de sociale technologie van Facebook zelf.

Groepen zijn makkelijk om informatie met de juiste mensen binnen het bedrijf te delen en makkelijk beslissingen te nemen. Alles rond een project of klant kan in één groep verzameld worden. Je kan er bestanden uploaden, discussiëren, vragen stellen, polls organiseren of zaken opzoeken. Bovendien kan je ook groepen maken met andere bedrijven, in het geval van een samenwerking. Groepen nemen een prominente plaats in binnen Workplace aangezien hier het meeste tijd wordt aan gespendeerd.

Het is een middel om zeer snel te communiceren met gelijk wie in het bedrijf, gelijk waar. Chatten gaat vlugger dan telkens een mail op te stellen. Notificaties brengen mensen op de hoogte van updates. Heb je als bedrijfsleider een belangrijke aankondiging voor iedereen? Ga vlug even live en spreek al je medewerkers toe, waar ze zich ook bevinden. Het maakt niet uit of je een klein lokaal bedrijf bent of een internationaal bedrijf op grote schaal.

Op Workplace kan je ook plaats maken voor zaken die heel erg lijken op de gewone Facebook. Iemand die jarig is, een grappige kantoorfoto of een poll om te beslissen waar er geluncht wordt: het kan allemaal vlot en bevordert de sfeer binnen het bedrijf.

Waarom zou je Workplace niet gebruiken?

Hoewel Facebook zegt zeer betrouwbaar om te gaan met data en informatie bestaan hier toch wel twijfels rond de veiligheid van de applicatie. Wat met zakelijke informatie en persoonlijke data van de werknemers? Er is weinig informatie over te vinden waardoor er wel enig wantrouwen bestaat tegenover veiligheid en privacy. Voor sommigen is het in ieder geval een reden om het niet te gebruiken.

De multi-company groepen zijn handig maar enkel wanneer de mensen met wie je samenwerkt ook gebruik maken van Workplace.

Het is moeilijk om af te stappen van communicatie via mail aangezien dit nog steeds nodig is voor externe communicatie. Werknemers maken dus vaak nog gebruik van mail ook voor interne communicatie. Wanneer zowel mail als Workplace als intern communicatiemiddel gebruikt worden, verdwijnen enkele voordelen van Workplace. Communicatie verloopt minder vlot en meer chaotisch. Niet alle informatie rond een bepaald project wordt nog op één en dezelfde plek verzameld. Mensen moeten dus de klik maken naar: mail voor extern, Workplace voor intern. 

In tegenstelling tot vergelijkbare applicaties (Yammer, Slack, ...) is Facebook Workplace niet gratis. De prijs is afhankelijk van hoeveel mensen effectief Workplace gebruiken. Je hoeft als bedrijf dus enkel voor de actieve gebruikers betalen.

Conclusie

Workplace heeft heel wat voordelen op de werkvloer. Het kan samenwerken en communiceren eenvoudiger maken. Bovendien kan het ook een positief effect hebben op de sfeer binnen het bedrijf. Maar dit kan enkel als de tool goed geïmplementeerd is binnen het bedrijf. Het is belangrijk dat iedereen de voordelen van de tool inziet en weet hoe het gebruikt moet worden. Wanneer de tool niet voldoende of niet correct gebruikt wordt, gaan de voordelen verloren.

Heb je een eigen zaak of help je mee met de marketing van jouw organisatie?  Door te investeren in kennis ben je al op de goeie weg om de kracht van sociale media te gebruiken en de naamsbekendheid van je bedrijf te verhogen. Neem contact op als wij jou kunnen verder helpen.